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14 Dic 2015

Modernización del Registro Principal de Caracas

Gustavo Torres | @GestionPublicav
Consultor Tecnologia

Creando aplicaciones de la mano de los usuarios.

En Venezuela el Registro Principal no es un Registro Civil en esencia, pues no inscribe en orden cronológico los hechos vitales de los ciudadanos, sin embargo tiene la atribución de resguardar copias de libros duplicados remitidos por los registros civiles de su ámbito geográfico de los cuales puede expedir copias simples o certificadas, en el caso del Registro Principal de Caracas reposa la mayor parte de la información relacionada con los nacimientos, matrimonios, defunciones e inserciones ocurridos en la ciudad de Caracas, desde el año 1874 hasta el presente además de la información homónima de los estados Vargas, Amazonas y Delta Amacuro atendiendo a una población cercana a los 3.500.000 usuarios.

Además de la función de resguardo de libros los registros principales deben efectuar el acto de legalización de las firmas de las autoridades públicas dentro de su jurisdicción, en el caso del Registro Principal de Caracas, por ser esta ciudad la sede de los poderes públicos nacionales (ejecutivo, legislativo, judicial, electoral y ciudadano) esta función (legalización de firmas) adquiere una dimensión particular, ya que los actos jurídicos refrendados por estas autoridades que requieran de la certificación por parte del registro, son de diferente tipo y solicitados en grandes volúmenes por los ciudadanos.

En virtud de la alta demanda de estos servicios y el deficiente rendimiento el Director del Instituto nacional para la gestión eficiente de trámites y permisos (INGETYP) Geog. Dante Rivas nos encomendó generar una aplicación que permitiera automatizar los procesos manuales que se realizaban en los departamentos de Partidas y Legalización, esta tarea la emprendimos con el enfoque de construir una aplicación haciendo uso del conocimiento que posee uno de los principales activos del registro: Los Servidores Públicos.

Para ello iniciamos la tarea de levantar la información al detalle de los procesos involucrados modelándolos en notación BPMN, simplificándolos aplicando la reciente ley, y reordenando los flujos de información para obtener el mayor rendimiento y la mejor adaptación al uso de la tecnología.

Una vez generada la propuesta de mejora de los procesos procedimos a someterla al estudio de las autoridades del registro a objeto de evaluar el cumplimiento con la norma legal, consultamos el resultado con los funcionarios, atendimos sus sugerencias y propuestas de mejora e implementamos un producto mínimo viable (MVP) usando tecnología BPM de una exitosa suite (APIA) que se ha usado en Uruguay para la automatización de la administración pública y lo lanzamos a producción.

Realizamos ciclos iterativos e incrementales aplicando el bucle construir-medir-aprender con la participación activa de los funcionarios hasta que generamos una aplicación que se parecía mucho al ideal soñado, construimos una aplicación a la medida, en un tiempo minimo! Escuchamos con mucha atención sus sugerencias, aplicamos las mejores prácticas TI, priorizamos sus necesidades y nos enfocamos en desarrollar actividades que les agregaran valor, de esta forma redujimos al mínimo las actividades repetitivas, llevamos a un click la emisión de los reportes que les llevaban horas de su preciado tiempo, redujimos las posibilidades de errores de digitación entre otros.

Y seguimos aprendiendo, construyendo artefactos, reduciendo desperdicios, descubrimos la necesidad de homologar semánticamente las bases de datos para mejorar la calidad de los datos, ante la imposibilidad cultural de eliminar los certificados automatizamos su generación a partir de datos de calidad validados por los propios usuarios, aplicamos interoperabilidad usando servicios web básicos, mejoramos la gestión y logramos reducir los tiempos de emisión de un certificado de tres días a solo 10 minutos!

Pronto nos percatamos que aplicar tecnología era la tarea más sencilla, lo complejo era hacer que su impacto en el entorno humano no fuera percibido como una amenaza a intereses legítimos o inconfesables, esa experiencia la comentaremos en un próximo post.

Gustavo Torres

@GestionPublicav

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