Logo BID
  • Historias
  • Laboratorio de ideas | GobApp
04 Dic 2015

El Registro Civil en El Salvador – Oportunidades de Mejora

José Cristian Portillo | @cristianpport
Ing. en Cc. de la Computación/Alcaldia de San Salvador

El Registro Civil en El Salvador – Oportunidades de Mejora Basadas en las Tecnologías de la Información

A. Antecedentes

En El Salvador luego del conflicto armado que se vivió durante 12 años desde 1979 a 1991, el Registro Civil entró en un proceso de recuperación, pues se vio afectado. A partir de la firma de los acuerdos de paz en el año 1991, hubo que esperar un par de años más para que se vieran las primeras iniciativas de recuperación, que conllevó a la legislación transitoria para la actualización de registros y a la regulación permanente para la identificación y asignación de responsabilidades a las entidades involucradas en este tema.

Desde inicio de los 90´s y principalmente en el año 1995 se generaron una serie de Leyes relativas al Registro Civil que sentaron las bases y dio vida a una nueva institución a cargo de dicha gestión.

Entre las leyes que se emitieron se tiene el Código de Familia puesto en vigencia en 1994, la Ley Transitoria del Registro del Estado Familiar y de los Regímenes Patrimoniales del Matrimonio y la Ley Orgánica del Registro Nacional de las Personas Naturales aprobados en 1995. Con esta última surge el Registro Nacional de las Personas Naturales (RNPN), donde se establece que “…Administrará los sistemas del Registro Nacional de las Personas Naturales…”, a la vez se le atribuye “…el mantener actualizada toda la información de estado civil o familiar de las personas y crear los sistemas adecuados para el procesamiento y conservación de la misma”, así como también lo faculta para participar en elaboración de las estadísticas vitales del país.

B. Situación Actual

 

1. Sobre el proceso de inscripción en el RC

Las tareas de inscripción de Registro Civil, custodia de archivo y emisión de certificaciones continúa siendo responsabilidad de las Alcaldías Municipales (municipalidades), adscritas al municipio que jurisdiccionalmente les corresponde (262 en total).

El método de registro depende de la disponibilidad de recursos de la municipalidad, que por lo general se relaciona al tamaño y al nivel de desarrollo de la zona geográfica. En este sentido podremos encontrar que las inscripciones de nacimientos, matrimonios, divorcios y defunciones se realizan de diferentes formas:

 

 a) Procesos de registro manuales, en los que cada inscripción es realizada manualmente en hojas foliadas, dentro de libros identificados con su número correlativo por año y tipo de registro. Estos pasan a ser parte del archivo del RC de cada municipalidad.

b) Procesos de registro semi-manuales, donde se hace uso de computadoras para trabajar sobre plantillas pre-diseñadas (en procesadores de texto), donde se ingresan los datos del registro que luego será impreso y se organizan en libros.

c) Proceso de registro automático, para el cual las municipalidades se valen de sistemas de información a través del cual capturan los datos, los almacenan e imprimen los documentos respectivos. Tradicionalmente estos registros impresos y foliados continúan almacenándose en libros físicos dentro del archivo.

 

Algunas municipalidades han complementado sus procesos de registro con digitalización, cuyas imágenes son almacenadas en estructuras de directorios (carpetas) o en Bases de datos. Estas imágenes se usan para la emisión de certificaciones o como medidas de respaldo ante contingencias presentadas en el archivo.

2. El RNPN y el RC

El RNPN como responsable de mantener actualizado el registro del estado civil, gestiona con las municipalidades la entrega de los registros del estado familiar. Los envíos son mediante dispositivos de almacenamiento electrónico, por transferencia mediante aplicación informática y en algunos casos el RNPN realiza proyectos de digitalización de archivos en las municipalidades.

En temas de identidad a nivel nacional, el RNPN se encarga de gestionar la contratación de la compañía que brinda el servicio de emisión de Documento Único de Identidad (DUI).

3. La emisión de certificaciones

La emisión de certificaciones se realiza en las municipalidades, la cual debe hacerse en forma impresa o fotocopiada, ser firmados y sellados por el Jefe de Registro Civil. Esto debido a que se vuelve un requisito a presentar para diferentes trámites, por ejemplo: obtención del DUI, trámite de Pasaporte, matriculas escolares, contraer matrimonio, entre otras.

La obtención de una certificación implica esfuerzo económico y físico pues el ciudadano se ve obligado a desplazarse a la municipalidad donde está inscrito. En el mejor de los casos si el trámite no es urgente, hay municipalidades que ofrecen el servicio de gestión en línea y a domicilio.

C. Oportunidades de mejora en RC

Cuando vemos el panorama de las Tecnologías de la Información y sus avances, evidentemente nuestros procesos de registro, emisión, almacenamiento y los mecanismos para compartir información, han quedado en la obsolescencia.

Existe diversidad de oportunidades de mejorar nuestros procesos de Registro Civil, que permitan no solo facilitar las inscripciones y emisión de certificaciones, sino, que habiliten condiciones para la interoperabilidad entre las instituciones nacionales y extranjeras que minimicen el esfuerzo a los ciudadanos para realizar sus trámites.

Esto conlleva diferentes esfuerzos que deben interrelacionarse para dar origen a un sistema de gestión integrado de Registro Civil, capaz de garantizar eficiencia y seguridad en el contenido que ofrezca. Dichos esfuerzos implican:

1. Reformas Legales

Se requieren reformas legales que garanticen el derecho universal a la identidad y a la vez motiven el uso de las tecnologías de la información. Esto en sintonía con la nueva Ley de Firma Electrónica aprobada por nuestra Asamblea Legislativa en el mes de Octubre de 2015.

 

A partir de esto podrá impulsarse la implementación de servicios de inscripción, emisión de certificaciones e intercambio de documentación del RC entre instituciones, como canales alternos a la emisión física de dichos documentos.

2. Liderazgo del RNPN

Fortalecer el RNPN para que impulse y lidere la ejecución de esta estrategia, proveyéndole de los recursos financieros y tecnológicos requeridos para su implementación y gestión. Esto conlleva regular y estandarizar del proceso de registro, para que todos los actores apliquen los mismos métodos, criterios y herramientas parar garantizar un RC confiable.

3. Uso de las Tecnologías de Información

Dentro de la estrategia de modernización y en el marco del gobierno electrónico debe propiciarse la implementación de servicios que faciliten al ciudadano sus trámites y a la vez garanticen la autenticidad, integridad y confidencialidad de los documentos a las entidades usuarias de los mismos.

A partir de un marco regulatorio y procesos bien definidos, los sistemas informáticos que se implementen deben contemplar dentro de sus bondades lo siguiente:

  • Almacenamiento de información en cada municipalidad y a la vez replicada de forma centralizada en el RNPN, que garantice el acceso independiente de cada entidad y a la vez genere redundancia de forma contingencial.
  • Acercar el proceso de registro a los ciudadanos, permitiendo que se dé inicio al registro de nacimientos y defunciones desde los Hospitales Nacionales, Clínicas Privadas, Instituto de Medicina Legal entre otras.
  • Con esta modalidad se conseguiría asignar un número de identificación ciudadana desde el nacimiento, garantizando la unicidad y evitando el uso de diferentes números de identificación en distintas etapas de la vida.
  • La emisión impresa de los certificados deberá quedar siempre disponible, tanto en oficinas de las municipalidades, como en nuevos canales, por ejemplo instalando quioscos de servicio donde el ciudadano pueda auto-generar su documento.
  • Habilitación de servicios web que permita a las entidades usuarias nacionales y del extranjero, interconectarse al RNPN para la obtención directa de la información que es requisito en sus trámites.

 

 

 

 

Logo yoGobierno